LSVb DeclaBuddy (beta)

Welkom bij de declaratietool van de LSVb. Vul hieronder je gegevens en onkosten in om snel een PDF-declaratie te genereren. Je kunt bonnetjes (afbeeldingen of PDF's) direct slepen en toevoegen als bijlage.

Welcome to the LSVb expense claim tool. Fill out your details and expenses below to instantly generate an official PDF claim form. You can drag and drop your receipts (images or PDFs) to attach them directly.

1. Check de declaratieregels 1. Review claim rules

Staat jouw uitgave niet onder de voorwaarden? Overleg dan eerst met de penningmeester. If your expense is not covered in the conditions, contact the treasurer first.

2. Bonnetjes verzamelen 2. Gather receipts

Verzamel alle benodigde kassabonnen/facturen van je uitgaven. Pinbonnetjes zijn geen geldig bewijs! Collect all necessary receipts/invoices for your expenses. Card payment receipts are not valid proof!

3. Formulier
invullen 3. Complete the form

Vul de datum, omschrijving en bedragen in van alle uitgaven, upload de bijlagen en zet je handtekening in deze tool. Fill out the dates, descriptions, and amounts of all expenses, upload the attachments, and sign the form in this tool.

4. Formulier
indienen 4. Submit the claim

Download de gegenereerde PDF en e-mail deze naar debiteuren@lsvb.nl. Download the generated PDF and email it to debiteuren@lsvb.nl.

5. Bevestiging afwachten 5. Await confirmation

Je ontvangt binnen 10 werkdagen bericht over je declaratie. You will receive updates on your claim within 10 working days.

1. Persoonsgegevens 1. Personal Information

2. Kostenoverzicht 2. Expense Breakdown

# Datum transactie Transaction Date Omschrijving kosten (reiskosten, lunch, enz.) Expense Description (travel, lunch, etc.) Bedrag (€) Amount (€)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

3. Afronding & bijlagen 3. Finalization & Attachments

TekenenDraw
Bestand uploadenUpload File
Selecteer een PNG- of JPG-afbeelding van jouw handtekening. Select a PNG or JPG image of your signature.
Sleep foto of PDF hierheen
of klik om te selecteren Drag & drop picture or PDF here
or click to select
    Deze tool slaat geen persoonsgegevens op, meer info over de gegevensverwerking. This tool does not store any personal data; more info about data processing.

    📋 Wat mag ik declareren? 📋 What kind of expenses can I claim?

    Uitbetaling van een declaratie geschiedt onder de volgende voorwaarden:

    Payout of a claim is subject to the following conditions:

    1. Het declaratieformulier is correct en volledig ingevuld. De roze vakken op het formulier worden enkel door de penningmeester of financieel medewerker ingevuld. The claim form is correctly and completely filled out. The pink fields on the form are strictly reserved for the treasurer or financial assistant.
    2. Bewijsstukken mogen niet ouder zijn dan twee maanden. Wordt een declaratie na deze termijn ingediend, dan worden de kosten niet vergoed. Supporting documents must not be older than two months. If a claim is submitted after this period, expenses will not be reimbursed.
    3. Welke kosten wel/niet declarabel zijn, is hieronder weergegeven: Which expenses are or are not eligible for reimbursement is displayed below:
    Type kosten Type of Expense Declaratieregels Claim Rules
    Reiskosten
    (openbaar vervoer)     Travel Expenses
    (public transport)
    • Alleen het kortingstarief van reizen met het openbaar vervoer is declareerbaar. Dit is 60% van het voltarief. Only the discount rate for public transport travel is claimable. This is 60% of the full fare.
    • In het geval dat het niet mogelijk is om te reizen met het kortingstarief, kan er een uitzondering gemaakt worden op de regel hierboven. Hiervoor is van tevoren toestemming nodig van de penningmeester. In cases where it is impossible to travel at a discounted rate, an exception can be made to the above rule. This requires prior approval from the treasurer.
    • Het is mogelijk om een reisabonnement te declareren bij de LSVb, mits je kan aantonen dat dit voordeliger is voor de LSVb of dit van tevoren is afgesproken met de penningmeester. It is possible to claim a travel subscription with the LSVb, provided you can demonstrate that this is more economical for the LSVb and it has been agreed upon in advance with the treasurer.
    • Indien er van of naar een locatie gereisd wordt die verder ligt dan de woonplaats van de declarant, moet hier een aanvullende verklaring bij vermeldt worden, anders is het maximaal declareerbare bedrag tot of van een station in de woonplaats. If traveling to or from a location further than the claimant's place of residence, an additional explanation must be included; otherwise, the maximum claimable amount is limited to the station in your town of residence.
    Reiskosten
    (auto)     Travel Expenses
    (car)
    • Reiskosten met de auto zijn alleen declareerbaar als hier van tevoren toestemming voor is verleend door de penningmeester. Car travel costs are only claimable if prior permission has been granted by the treasurer.
    • Vergoeding voor autoreiskosten is op basis van van maximale wettelijke onbelaste bedrag (huidig: €0,23/km). Reimbursement for car travel is based on the maximum legal untaxed allowance (currently: €0.23/km).
    Parkeerkosten Parking fees
    • Voor parkeerkosten is er voorgaand toestemming nodig van de penningmeester. Prior approval from the treasurer is required for parking fees.
    Cateringkosten
    (kantoor)     Catering costs
    (office)
    • Houdbaar broodbeleg, kaas en vriezerbrood voor kantoor mag gedeclareerd worden. Medewerkers en bestuurders die kantoorwerkzaamheden hebben in de avond, mogen koken op kantoor voor een bedrag van €5,00 p.p. Als iemand alleen is, is dat €7,50. Non-perishable sandwich toppings, cheese, and freezer-bread for the office may be claimed. Employees and board members working at the office in the evening may cook at the office for an amount of €5.00 per person. If working alone, the allowance is €7.50.
    • Medewerkers en bestuurders die werkzaamheden hebben in de avond buiten het kantoor, mogen een maaltijd declareren ter hoogte van €12,50. Employees and board members who have evening duties outside the office may claim a meal up to €12.50.
    Cateringkosten
    (buiten kantoor)     Catering costs
    (outside office)
    • ALV-commissies en vrijwilligerswerkgroepen mogen €12,50 p.p. aan lunch of maaltijdkosten declareren als lunchtijd (13:00) of avondeten (18:00) plaatsvind tijdens hun vergadering of werkzaamheden. Dit moet van tevoren afgestemd worden met de penningmeester. General Members' Assembly (ALV) committees and volunteer working groups may claim €12.50 per person for lunch or meal costs if lunch hour (13:00) or dinner (18:00) occurs during their meeting or work. This must be aligned in advance with the treasurer.
    • Voor vergadermomenten van de federatie, zoals ALV's of bondendagen, kan €5,00 aan boodschappenkosten gedeclareerd worden per aanwezige. For federation assembly events, such as GMAs (ALVs) or union days, €5.00 in grocery expenses can be claimed per attendee.
    Representatiekosten Representation costs
    • Bij kennismaking of netwerkgesprekken mogen non-alcoholische drankjes worden aangeschaft. Met een maximum van één per persoon met een maximum van 5 euro per drankje. Non-alcoholic drinks may be purchased for introductory or networking meetings. Limited to a maximum of one per person with a maximum of 5 euros per drink.
    Overige kosten Other costs
    • Overige kosten kunnen gedeclareerd worden als deze kosten gemaakt zijn voor (werkzaamheden van) de LSVb. Vraag voordat je de kosten maakt altijd bij een bestuurder of je de kosten kan declareren. Other expenses can be claimed if they were incurred for (activities of) the LSVb. Always verify with a board member whether an expense can be claimed before making it.
    Alle declaraties worden beoordeeld door de penningmeester en financieel medewerker. Indien niet, of slechts gedeeltelijk tot vergoeding wordt overgegaan, wordt de declarant hierover geïnformeerd. All claims are evaluated by the treasurer and financial assistant. If a claim is rejected or only partially reimbursed, the claimant will be informed.
    ↑ Terug naar boven ↑ Back to top

    Declaratieformulier wordt gegenereerd... Generating claim form...

    Een ogenblik geduld. Dit kan enkele seconden duren. Please wait a moment. This may take a few seconds.